Im Auftrag unserer Klientin, einer grösseren, renommierten und international vernetzten Wirtschaftskanzlei mit insgesamt über 40 Anwälten und einem neuen Standort in Bern, suchen wir eine Kandidatin bzw. einen Kandidaten für die neugeschaffene Position „Administrative Assistenz (50-60%)“. Die Vakanz wird wie folgt beschrieben:

Aufgabengebiete:

• Berichterstattung an einen Partner und Verantwortung für die administrative und organisatorische Unterstützung bei Aufbau und Betrieb des neuen Standorts. Sicherstellen eines reibungslosen und effizienten Ablaufs aller Tätigkeiten der Kanzlei
• Betreuen von Posteingang und -ausgang. Eintragen und Überwachen von Fristen, Durchführen von Conflict Checks
• Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von anspruchsvollen Korrespondenzen, Verträgen, Rechtsschriften, Präsentationen und anderen Dokumenten in DE, EN und FR
• Mündlicher und schriftlicher Kontakt mit Mandanten, Anwälten, Gerichten und anderen Behörden
• Ausarbeiten und Prüfen von Honorarabrechnungen gemäss internen Stundenrapporten
• Führen einer elektronischen Ablage für Klientendossiers, Unternehmensakten und andere rechtlich relevante Dokumente

Anforderungen:

• Kaufmännische Lehre (Kauffrau/Kaufmann EFZ), Handelsschulabschluss oder vergleichbarer Abschluss und Berufserfahrung; eine Zusatzausbildung als Paralegal wäre von Vorteil
• Idealerweise 5 Jahre Berufserfahrung, welche in einem Legal-Umfeld wie z. B. bei einer Gerichts- oder ähnlichen Behörde, einer Anwaltskanzlei, der Rechtsabteilung eines Unternehmens oder in einem vergleichbaren Umfeld erworben wurde
  Deutsch Muttersprache, sehr gute Kenntnisse in Englisch (mind. Niveau C1) und gute Kenntnisse in Französisch (mind. Niveau B2); Kenntnisse von weiteren Sprachen wären von Vorteil
• Selbständige, gut organisierte, strukturierte, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise; Setzen von adäquaten Prioritäten und hohe Belastbarkeit
• Sehr gute MS Office-Anwenderkenntnisse, inkl. Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Dienstleistungsorientierte, teamfähige Persönlichkeit
• Ausgeprägte Diskretion und Loyalität; Fähigkeit, mit heiklen und vertraulichen Informationen umzugehen
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Stufen
• Initiative, engagierte, zuverlässige und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und einen aktiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten möchte
• CH- oder EU/EFTA-Staatsangehörigkeit und Wohnsitz innerhalb eines pendelbaren Umkreises von Bern

Arbeitsort: Bern