Für unsere Klientin, ein kleineres, spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen mit Sitz im Zentrum von Zürich, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine(n) “Office Manager (100%)”. Die Vakanz wird wie folgt beschrieben (leicht bearbeitete Version der Job Description):

Aufgabengebiete:

• Berichterstattung an die Geschäftsleitung und Verantwortung für die administrative Unterstützung eines Unternehmens, welches Compliance-Dienstleistungen an Schweizer Klientinnen wie Vermögensverwalterinnen und andere Finanzdienstleisterinnen erbringt
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung und teilweise der anderen Mitarbeitenden des Unternehmens, inkl. Vorbereitung von anspruchsvollen Korrespondenzen, Berichten, Präsentationen, Tabellen und Projektplänen. Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs der Tätigkeiten des Unternehmens
• Administrative Unterstützung von gesellschafts- und vertragsrechtlichen Vorgängen, inkl. Handelsregister. Führen einer elektronischen und physischen Ablage für Verträge, Bewilligungen, interne Weisungen, Policies und andere rechtlich relevante Dokumente
• Vorbereitung, Prüfung und Veröffentlichung von (Presse-) Mitteilungen und Marketingmassnahmen, inkl. Bereitstellung und laufende Aktualisierung von Content für Webseite und Social Media
• Organisation von Geschäftsreisen, Events und Pressekonferenzen
• Unterstützung der internen Buchhaltung, inkl. Verarbeitung von Stundenrapporten und Spesenrechnungen, Vorbereitung von Rechnungen und Prüfung von Lieferantenrechnungen
• Planung und Unterstützung von Geschäftsleitungs- und VR-Sitzungen sowie Generalversammlungen, inkl. Vorbereitung, Bearbeitung und Ablage der entsprechenden Dokumentationen, Protokolle und Korrespondenzen
• Unterstützung von HR-Prozessen, inkl. Onboarding, Mitarbeiterbeteiligung, Absenzen, Ferienplanung
• Unterstützung von internen Projekten
• Koordination der Tätigkeiten mit einer Kollegin

Anforderungen:

• Kaufmännische Lehre oder vergleichbarer Abschluss und Berufserfahrung, idealerweise ergänzt mit einer Zusatzausbildung wie z. B. Direktionsassistent(in) mit eidg. Fachausweis
• Einige Jahre Berufserfahrung, welche in einem Legal & Compliance-Umfeld wie z. B. bei einem Finanzinstitut, einer Anwaltskanzlei, einem anderen Beratungsunternehmen oder einer (externen) Vermögensverwaltung oder Fondsleitung erworben wurde. Kenntnisse in den Bereichen CH-Finanzmarktgesetzgebung wie FIDLEG und FINIG, Gesellschafts- und allgemeines Vertragsrecht und/oder Risk Management wären von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (je mind. Niveau C1). Zusätzliche Sprachkenntnisse in Französisch, Italienisch, Spanisch oder Russisch wären von Vorteil
• Selbständige, gut organisierte, strukturierte, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise; Setzen von adäquaten Prioritäten und hohe Belastbarkeit
• Gute Anwenderkenntnisse in MS Office, inkl. Word, Excel und PowerPoint; eine gewisse IT-Affinität wäre von Vorteil
• Dienstleistungsorientierte, teamfähige Persönlichkeit
• Ausgeprägte Diskretion und Loyalität; Fähigkeit, mit heiklen und vertraulichen Informationen umzugehen
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Stufen, wie auch in interdisziplinären Teams
• Freude an einem engen Austausch im Compliance & Risk Management-Team und mit internen und externen, z. T. international vernetzten Stakeholdern, welche in einem unternehmerischen und dynamischen Umfeld arbeiten
• Initiative, engagierte, zuverlässige und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und einen aktiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten möchte
• EU/EFTA-Staatsangehörigkeit und Wohnsitz innerhalb eines pendelbaren Umkreises von Zürich

Arbeitsort: Zürich